Gestire una flotta aziendale non è un gioco da ragazzi!
Nonostante in apparenza le attività legate alla gestione di un parco macchine aziendale siano poche e semplici, nella realtà dei fatti rendere sostenibile economicamente e burocraticamente una flotta mezzi aziendale può essere più complicato del previsto. Inoltre, senza la cura necessaria e un calendario aggiornato si rischia anche di incorrere in sanzioni per il mancato pagamento di una tassa o la mancata messa a norma di qualche mezzo.
Vediamo insieme quali sono le azioni per gestire al meglio una flotta aziendale.
Gestione di una flotta aziendale: da dove partire
Innanzitutto, va detto che è sempre meglio gestire i mezzi aziendali considerandoli come una flotta e non singolarmente, altrimenti le scadenze e la burocrazia potrebbero diventare troppo impegnative da seguire.
La gestione della flotta si chiama anche fleet management perché si tratta proprio di un’azione strategica per ogni impresa che ha a disposizione una flotta di mezzi.
Tra le attività fleet management sono comprese:
L’acquisizione dei mezzi
La contrattualistica assicurativa e di responsabilità civile
La gestione delle spese correnti come bollo, carburante, manutenzione…
La gestione dei sinistri
La logistica
La dismissione dei mezzi
Chi si occupa di queste attività ha un solo obiettivo: ottimizzare ogni azione perché costi il meno possibile e renda il più possibile all’azienda.
In pratica, il gestore della flotta o fleet manager deve saper leggere i dati e decidere se per l’azienda è più conveniente dismettere un mezzo che magari consuma troppo e non può più circolare in alcune zone o se è più conveniente utilizzarlo ancora qualche anno, magari per scopi diversi.
Cosa si intende per total cost of ownership – Tco
Il total cost of ownership, cioè il costo totale della proprietà, è il costo complessivo di un mezzo durante la sua intera vita. Si calcola tenendo in considerazione molti parametri: il prezzo netto di acquisto dell’automobile, il tasso di interesse se è stato acquistato con finanziamento, cosa che accade spesso, il valore del mezzo al termine del periodo di utilizzo considerato, gli anni di utilizzo previsti e il rapporto tra chilometri all’anno e il consumo medio di carburante previsto. Si considera anche il costo medio del carburante – visto che diversi tipi di carburante hanno diversi costi al litro – usura e costo degli pneumatici, manutenzioni ordinarie, tagliando e manutenzioni straordinarie, tasse e bollo, rc auto ed eventuale pedaggio autostradale e costi previsti come ticket di trafori o superstrade a pagamento, anche estere.
Per usare tutti questi dati nel modo corretto e fare una previsione sensata occorre chiaramente molta esperienza. Esistono dei software che eseguono i calcoli più complessi, d’altronde basta anche solo un parametro a cambiare radicalmente la cifra di costo totale del possesso.
Perché nella gestione della flotta conviene il noleggio a lungo termine
Abbiamo parlato di quali attività consiste la gestione della flotta: vediamo adesso perché conviene scegliere una flotta auto aziendale con la formula del noleggio a lungo termine.
Gestione operativa – Con il noleggio a lungo termine non devi occuparti dell’acquisto del veicolo, della sua consegna e della sua manutenzione straordinaria. Non devi neanche occuparti della vettura sostitutiva in caso di fermo e di rivendita dell’usato o della dismissione del mezzo.
Gestione burocratica – Grazie al noleggio a lungo termine non serve un calendario con le scadenze. Tasse, assicurazione, tagliando, revisione ministeriale, gestione sinistri e gestione multe, limitazione di responsabilità per incendio e furto e tutte le scadenze che ti vengono in mente passano direttamente alla società di noleggio.
Ottimizzazione dei costi – Con il noleggio sei sicuro di avere a disposizione in modo trasparente i mezzi più performanti e con il più basso costo di gestione, grazie alle informazioni e alla consulenza fornita dalla società di noleggio.
Aumento della sostenibilità – Se sei intenzionato a investire nel green e ridurre le emissioni della tua flotta con il noleggio puoi scegliere la soluzione più adatta, dall’ibrido all’elettrico.
Sicurezza e personalizzazione – Se si sceglie di noleggiare una flotta aziendale è possibile customizzare ogni mezzo e dotare i veicoli di alcuni dispositivi tecnologici per la sicurezza telematica o per un maggiore comfort di guida.
Insomma, i vantaggi sono davvero tanti, ma quello più evidente è l’ottimizzazione dei tempi e delle risorse. Con un contratto di noleggio per tutta la flotta aziendale l’impresa dovrà controllare e registrare una sola fattura mensile per tutti i veicoli, che siano 1 o 10 o 100, invece che dover gestire tutti i documenti assicurativi, burocratici e finanziari di ogni singolo veicolo acquistato. Senza contare che il noleggio a lungo termine di flotta elimina il rischio di acquistare prodotti a rapida obsolescenza, dando al cliente la possibilità di sostituirli. Così, i veicoli saranno sempre aggiornati agli attuali standard di tecnologia e sicurezza. Infine, c’è anche il vantaggio fiscale che varia a seconda del soggetto intestatario e della destinazione d’uso della vettura.
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